Conservazione digitale che cos’è? Dalla fatturazione elettronica ai benefici della digitalizzazione: come funziona e a che cosa serve
CONSERVAZIONE DIGITALE CHE COS’È? Ecco qualche nozione importante – Ogni azienda, piccola o grande che sia, è ormai stata investita dalla digitalizzazione documentale. Le cause sono molteplici, dall’inarrestabile sviluppo tecnologico alla volontà di sfruttare gli innumerevoli benefici della digitalizzazione e talvolta per imposizione normativa, come nel caso della fatturazione elettronica. Oramai gli interi processi interni ed esterni sono digitalizzati poiché è inevitabile che la gestione di un documento digitale avvenga in un flusso digitale.
Un essenziale passaggio nella gestione del documento riguarda la sua Conservazione. Ma facciamo chiarezza su alcune definizioni:
- Archiviazione: collocare/memorizzare il documento all’interno di uno spazio apposito o di un supporto idoneo, ordinato attraverso una protocollazione che lo renda agilmente reperibile. L’archiviazione cartacea e quella digitale non differiscono tra loro.
- Conservazione: processo in grado di autenticare e certificare il documento in modo da darne valore legale e prolungarne nel tempo la validità.
- Conservazione sostitutiva: quando il documento nasce cartaceo e viene conservato in digitale. Per “digitale” si intendono tutti quei processi volti ad archiviare e conservare un documento informatico, sia esso nato in formato digitale sia esso trasformato da cartaceo a digitale.
Quali caratteristiche deve avere la Conservazione per essere considerata tale?
Codice dell’Amministrazione Digitale dice che la conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
In particolare, proprio l’autenticità e l’integrità sono le parti essenziali e ulteriori rispetto a una semplice archiviazione, garantite dalla presenza della firma digitale e della marca temporale.
Si comprende, dunque, l’importanza di questo passaggio all’interno del ciclo di vita di un documento digitale di un soggetto privato o della Pubblica Amministrazione. Grazie a questo procedimento il documento ha e mantiene nel tempo la stessa validità legale di un documento cartaceo con firma autografa, con tutti i benefici del digitale.
Le firme elettroniche
Un breve approfondimento sulle firme elettroniche è necessario per evitare equivoci non solo sulla loro applicazione nel processo di conservazione digitale, ma in generale sul loro utilizzo ed efficacia giuridica.
La firma elettronica è la modalità di sottoscrizione dei documenti informatici. In altre parole, si riproduce digitalmente l’effetto di riconducibilità del documento a un determinato soggetto, come avviene nell’analogico con la firma autografa.
Vi sono differenti tipologie di firma digitale con differenti livelli di sicurezza e, di conseguenza, di efficacia giuridica. Tali tipologie sono:
- Firma Elettronica (semplice): “insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”(Reg. eIDAS).
È la firma più “debole” che meno garantisce la riconducibilità a un determinato soggetto. Si può ad esempio considerare di questa tipologia la combinazione username e password della propria casella di posta elettronica. - Firma Elettronica Avanzata: è una firma elettronica che soddisfa i requisiti di essere:
- connessa unicamente al firmatario;
- idonea a identificare il firmatario;
- creata attraverso dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
- collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
È una firma che garantisce maggiore sicurezza rispetto alla precedente, in quanto è connessa unicamente al firmatario, creata attraverso mezzi sotto il suo esclusivo controllo e garantendo l’immodificabilità del documento. Un esempio è la firma grafometrica, la firma che si appone sugli appositi tablet delle banche per la stipula di contratti.
- Firma Elettronica Qualificata: è un particolare tipo di firma elettronica avanzata “creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per le firme”(Reg. eIDAS).
È una tipologia di firma che garantisce in maniera univoca l’identificazione del firmatario basandosi su un certificato di firma rilasciata da un’organizzazione prestatrice di servizi fiduciari qualificata. - Firma Digitale: è “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”(CAD).
Senza addentrarsi in tecnicismi, si tratta di una firma elettronica qualificata prevista dall’ordinamento italiano e basata sulla crittografia come sistema di sicurezza.
L’efficacia giuridica della firma digitale
Come dicevamo a queste diverse tipologie di firma, elencate in ordine crescente per livello di protezione, corrisponde una diversa efficacia giuridica, che riassumiamo sinteticamente come segue:
- Firma Elettronica (semplice): Ammissibilità come prova giudiziaria, ma liberamente valutabile dal giudice. Non soddisfa il requisito di forma scritta ed efficacia previsti dall’art. 2702 del Codice Civile. Ad esempio è utilizzabile ogni qualvolta vi sia libertà di forma, come nel caso del consenso al trattamento dei dati personali.
- Firma Elettronica Avanzata: Soddisfa il requisito di forma scritta ed efficacia previsti dell’art.2702 del Codice Civile ed è utilizzabile per la sottoscrizione dei soli atti indicati dalla legge che devono farsi per atto pubblico o per scrittura privata, sotto pena di nullità secondo l’art. 1350, co.13 del Codice Civile. Ad esempio è utilizzabile per la sottoscrizione di contratti per l’apertura di un conto bancario (firma grafometrica).
- Firma Elettronica Qualificata: Soddisfa il requisito di forma scritta ed efficacia previsti dell’art.2702 del Codice Civile ed è utilizzabile per la sottoscrizione di qualsiasi atto che debba farsi per atto pubblico o per scrittura privata, sotto pena di nullità secondo l’art. 1350 del Codice Civile. Presunzione riconducibilità al titolare della firma. Ad esempio è utilizzabile per la sottoscrizione di fatture o di comunicazioni con la pubblica amministrazione
- Firma Digitale: Soddisfa il requisito di forma scritta ed efficacia previsti dell’art.2702 del Codice Civile ed è utilizzabile per la sottoscrizione di qualsiasi atto che debba farsi per atto pubblico o per scrittura privata, sotto pena di nullità secondo l’art. 1350 del Codice Civile. Presunzione riconducibilità al titolare della firma. È utilizzabile negli stessi casi della firma elettronica qualificata.
